Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja pitää päätöksenteon liikkeessä, mutta ei päätä yksin hallituksen puolesta. Hän huolehtii kokouksen koollekutsumisesta, johtaa käsittelyä ja varmistaa päätösten dokumentoinnin. Vastuu liittyy huolellisuuteen, toimivaltaan ja esteellisyyteen. Ensimmäinen yhteydenotto on aina maksuton.
Mitä puheenjohtajan tehtäviin kuuluu?
Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 2 § antaa hallitukselle yleisen vastuun yhtiön hallinnosta, kiinteistön ja rakennusten pidosta sekä toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Puheenjohtaja johtaa tätä työskentelyä, mutta yleinen toimivalta kuuluu hallitukselle yhdessä. Tuo päätettävät asiat koko hallitukselle. Puheenjohtaja valmistelee kokouksen yhdessä isännöitsijän kanssa, huolehtii riittävästä tiedosta ja seuraa päätösten täytäntöönpanoa.
Hänen pitää erottaa hallituksen päätettävät asiat yhtiökokouksen toimivaltaan kuuluvista epätavallisista tai laajakantoisista toimista.
Taloyhtiön hallituksen vastuu käsittelee hallituksen yleistä vastuuta. Puheenjohtajan oma tehtävä ei anna oikeutta sivuuttaa yhtiökokousta tai muita hallituksen jäseniä.
Kuka kutsuu kokouksen ja miten päätös syntyy?
Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 5 §:n mukaan puheenjohtaja huolehtii hallituksen koollekutsumisesta. Kokous on kutsuttava, jos jäsen tai isännöitsijä sitä vaatii. Jos puheenjohtaja ei toimi, toinen jäsen voi laissa säädetyin edellytyksin toimittaa kutsun. Tallenna kutsu ja toimitusaika. Luvun 3 §:n mukaan hallitus on päätösvaltainen, kun paikalla on yli puolet valituista jäsenistä, jollei yhtiöjärjestys vaadi enemmän.
Enemmistön mielipide voittaa. Tasatilanteessa puheenjohtajan ääni ratkaisee, mutta puheenjohtajan vaalissa tulos ratkaistaan arvalla.
Luvun 8 § koskee hallituksen kokoonpanoa ja puheenjohtajan valintaa. Jos hallituksessa on useita jäseniä, hallitus valitsee puheenjohtajan, jollei yhtiöjärjestys tai valintapäätös määrää toisin.
Mitä pöytäkirjasta ja esteellisyydestä pitää muistaa?
Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 6 § edellyttää hallituksen kokouksesta pöytäkirjaa. Siihen merkitään päätökset ja äänestysten tulokset. Puheenjohtaja sekä vähintään yksi hallituksen valitsema jäsen allekirjoittavat pöytäkirjan. Jäsenellä ja isännöitsijällä on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi. Kirjaa esteellisen poistuminen erikseen. Esteellisyys säädetään 7 luvun 4 §:ssä.
Jäsen ei saa osallistua hänen ja yhtiön välistä sopimusta koskevaan käsittelyyn. Sama koskee tiettyjä tilanteita, joissa hänelle on odotettavissa olennainen etu, joka voi olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa.
Merkittävässä hankkeessa pöytäkirjan pitää yksilöidä hyväksytty tarjous, sopimuksen rajat ja allekirjoitusvaltuus. Pelkkä maininta asian keskustelusta ei osoita sitovaa päätöstä.
Voiko puheenjohtaja allekirjoittaa suuren urakkasopimuksen?
Allekirjoitusoikeus ja päätösvalta eivät ole sama asia. Puheenjohtajalla voi olla oikeus edustaa yhtiötä, mutta sopimuksen hyväksymiseen tarvitaan silti toimivaltaisen yhtiön elimen päätös. Yhtiökokouksen yleinen hankepäätös ei aina yksilöi sopimuskumppania tai lopullisia ehtoja. Tarkista päätösketju ennen nimeäsi. Ennen allekirjoitusta tarkista yhtiökokouksen päätös, hallituksen pöytäkirja, tarjous, urakkaehdot ja rahoitusvaltuudet.
Jos tarjous muuttuu olennaisesti, asia pitää palauttaa päätettäväksi oikealle elimelle.
Puheenjohtajan kannattaa allekirjoittaa vasta, kun päätösketju on selvä. Tämä suojaa yhtiötä, sopimuskumppania ja puheenjohtajaa itseään myöhemmältä kiistalta.
Milloin henkilökohtainen vastuu syntyy?
Asunto-osakeyhtiölain 24 luvun 1 § velvoittaa hallituksen jäsenen korvaamaan vahingon, jonka hän aiheuttaa tehtävässään lain huolellisuusvelvoitteen vastaisesti tahallaan tai huolimattomuudesta. Korvausvastuu vaatii myös todellisen vahingon ja syy-yhteyden. Dokumentoi päätöksessä käytetty tieto. Kun vahinko aiheutetaan rikkomalla asunto-osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä, huolimattomuus oletetaan lain poikkeuksin.
Jäsen voi suojata asemaansa hankkimalla riittävän tiedon, pyytämällä asiantuntija-apua ja vaatimalla eriävän mielipiteensä pöytäkirjaan.
Puheenjohtajan asema voi korostaa käytännön velvollisuutta toimia, mutta hän ei vastaa automaattisesti kaikesta yhtiössä tapahtuvasta. Vastuu arvioidaan oman menettelyn ja tehtävän perusteella.
Miten suuri hanke valmistellaan huolellisesti?
Puheenjohtajan pitää varmistaa, että hallitus saa vertailukelpoiset tarjoukset, teknisen suunnitelman ja tiedon rahoituksesta ennen päätöstä. Yhtiökokoukselle esitetään hankkeen laajuus, kustannusarvio ja rahoitusvaikutus ymmärrettävästi. Päätökseen ei pidä piilottaa avointa valtuutta olennaisesti toisenlaiseen sopimukseen. Yksilöi hyväksytty tarjous. Hallituksen pöytäkirjassa yksilöidään hyväksytty tarjous tai valintaperuste.
Jos lopulliset ehdot jäävät neuvoteltaviksi, kirjataan rajat ja se, kuka tuo muutokset takaisin hallitukselle. Allekirjoittajan tehtävä ei ole täydentää puuttuvaa päätöstä.
Puheenjohtajan kannattaa seurata esteellisyyksiä myös hankinnan aikana. Tarjoajaan liittyvä henkilökohtainen etu ilmoitetaan ennen käsittelyä. Esteellinen ei osallistu keskusteluun tai päätökseen, ja poissaolo merkitään pöytäkirjaan.
Miten vastuu voidaan käytännössä rajata?
Huolellinen päätösprosessi ei takaa onnistunutta lopputulosta, mutta se osoittaa, miten hallitus arvioi riskit. Pyydä tarvittaessa tekninen, taloudellinen tai oikeudellinen asiantuntijalausunto. Hallitus ei saa nojata asiantuntijaan sokeasti, vaan sen pitää ymmärtää päätöksen keskeiset vaihtoehdot. Merkitse eriävä mielipide ajoissa. Jäsenen kannattaa pyytää lisätietoa ennen äänestystä.
Jos hän vastustaa päätöstä, eriävä mielipide merkitään pöytäkirjaan. Pelkkä kokouksesta poistuminen ilman kannan kirjaamista voi jättää myöhemmän tapahtumakulun epäselväksi.
Vastuun kannalta tärkeitä ovat tehtävä, käytettävissä ollut tieto, päätöksen kiireellisyys ja vahingon ennakoitavuus. Jälkikäteen huonoksi osoittautunut liiketaloudellinen ratkaisu ei automaattisesti merkitse huolimattomuutta. Lain tai yhtiöjärjestyksen selvä rikkominen on eri asia.
Ratkaisukäytäntö
Luimme tätä kirjoitusta varten kaksi korkeimman oikeuden ratkaisua: KKO 2024:15 käsitteli linjasaneeraussopimusta ja KKO 2007:62 kattoturvallisuutta. Ensimmäisessä yhtiön hyväksyvää tahdonilmaisua ei näytetty. Urakoitsijan 139 198,31 euron ja 24 500 euron vaatimukset hylättiin. Ratkaisu osoittaa, ettei yleinen hankemandaatio tai edustamisasema yksin korvaa selvästi näytettyä sopimuspäätöstä.
Puheenjohtajan pitää huolehtia, että hyväksyntä ja valtuutus näkyvät pöytäkirjasta.
KKO 2007:62:ssa jalankulkija kuoli katolta pudonneen noin kymmenen kilon jäälohkareen vuoksi. Huoltosopimus ei selvästi siirtänyt seurantavastuuta. Hallituksen puheenjohtaja tuomittiin kuolemantuottamuksesta turvallisuusvelvoitteen laiminlyönnin vuoksi. Ratkaisu korostaa turvallisuustehtävien todellista järjestämistä.
Miten puheenjohtaja toimii kiireellisessä tilanteessa?
Vesivuoto, turvallisuusriski tai määräajan umpeutuminen voi vaatia toimia ennen tavallista kokousrytmiä. Puheenjohtaja kutsuu hallituksen nopeasti koolle ja hankkii päätökselle riittävän tiedon. Välitön vahingontorjunta erotetaan laajasta korjaushankkeesta, joka valmistellaan normaalisti myöhemmin. Kirjaa kiireen peruste pöytäkirjaan. Jos päätös tehdään etäyhteydellä tai kirjallisesti, kaikkien jäsenten osallistumismahdollisuus ja päätös dokumentoidaan.
Kiire ei poista esteellisyyttä, toimivallan rajoja tai pöytäkirjavelvollisuutta.
Toimen jälkeen hallitus arvioi jatkotyön, vakuutusilmoituksen ja viestinnän osakkaille. Puheenjohtaja ei saa käyttää kiirettä perusteena pysyvälle ratkaisulle, joka kuuluisi yhtiökokoukselle. Välttämättömän toimen laajuus ja kustannus kirjataan heti.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle?
Laadi kokoukselle selkeä asialista ja toimita päätöksenteon aineisto ajoissa. Tarkista päätösvaltaisuus ja esteellisyydet. Kirjaa päätös, äänestys, valtuutus ja eriävät mielipiteet täsmällisesti. Älä allekirjoita sopimusta, jonka hyväksyntä jää oletuksen varaan. Seuraa myös toimeenpanoa. Varmista palvelusopimuksesta turvallisuustehtävän täsmällinen sisältö. Seuraa myös päätöksen toteutusta.
Jos huolto tai turvallisuustehtävä siirretään palveluntarjoajalle, kuvaa tehtävä sopimuksessa ja valvo suoritusta. Pelkkä laskun maksaminen ei osoita, että vastuu on järjestetty asianmukaisesti.
Laki Lehtonen auttaa arvioimaan hallituksen toimivaltaa ja vastuuta. Autamme asuntoriidoissa. Ensimmäinen yhteydenotto on aina maksuton.
