Taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan eroaminen onnistuu ilmoittamalla erosta hallitukselle. Ero ei saa jättää sopimuksia, turvallisuusasioita tai määräaikoja piiloon. Hallitus valitsee yleensä uuden puheenjohtajan keskuudestaan ja täydentää kokoonpanoa tarvittaessa. Ensimmäinen yhteydenotto on aina maksuton.
Miten puheenjohtaja ilmoittaa erosta?
Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 12 §:n mukaan hallituksen jäsen voi erota ennen toimikauden päättymistä. Ero tulee voimaan aikaisintaan, kun siitä on ilmoitettu hallitukselle. Jos jäsenen on valinnut muu kuin yhtiökokous, erosta ilmoitetaan myös valitsijalle. Kirjoita ilmoitukseen voimaantulopäivä. Tee ilmoitus kirjallisesti ja nimeä voimaantulopäivä.
Lähetä se kaikille jäsenille ja isännöitsijälle. Pyydä hallitusta merkitsemään ilmoitus ja sen vastaanotto pöytäkirjaan. Perustelua ei tarvitse antaa.
Erota toisistaan puheenjohtajuudesta luopuminen ja hallituksen jäsenyydestä eroaminen. Jos henkilö jatkaa jäsenenä, hallitus tekee uuden puheenjohtajavalinnan. Jos hän eroaa koko hallituksesta, kokoonpanon päätösvaltaisuus pitää tarkistaa.
Kuka valitsee uuden puheenjohtajan?
Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 8 §:n mukaan hallitus valitsee puheenjohtajan, jos jäseniä on useita. Yhtiöjärjestys tai hallitusta valittaessa tehty päätös voi määrätä toisin. Valinta merkitään hallituksen pöytäkirjaan ja tarvittavat rekisteritiedot päivitetään. Tarkista poikkeus ennen kokousta. Hallituksen päätösvaltaisuus määräytyy 7 luvun 3 §:n perusteella.
Paikalla pitää olla yli puolet valituista jäsenistä, jollei yhtiöjärjestys vaadi enemmän. Eron jälkeenkin hallituksen on kyettävä tekemään päteviä päätöksiä.
Jos hallituksen paikka vapautuu eikä varajäsentä ole, 7 luvun 14 § velvoittaa muut jäsenet huolehtimaan siitä, että uusi jäsen valitaan jäljellä olevaksi toimikaudeksi. Jos hallitus varajäsenineen on edelleen päätösvaltainen, valinta voi tietyin edellytyksin odottaa seuraavaan yhtiökokoukseen.
Jatkuvatko keskeneräiset asiat eron jälkeen?
Yhtiön sopimukset, määräajat ja turvallisuustehtävät eivät keskeydy puheenjohtajan eroon. Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 2 §:n mukainen hallituksen yleinen tehtävä jatkuu jäljelle jäävillä jäsenillä. Siksi eroilmoituksen yhteydessä pitää antaa ajantasainen tilannekuva. Nimeä jokaisen asian seuraava määräaika. Laadi luettelo keskeneräisistä urakoista, reklamaatioista, vakuutusasioista, viranomaismääräajoista ja seuraavista kokouksista.
Kerro, missä alkuperäiset sopimukset, pöytäkirjat, avaimet ja käyttöoikeudet ovat.
Isännöitsijä auttaa käytännön jatkuvuudessa, mutta puheenjohtajan hallussa oleva yhtiön aineisto pitää palauttaa. Vältä henkilötietojen tai yhtiön asiakirjojen säilyttämistä omilla laitteilla sen jälkeen, kun luovutus on varmistettu.
Miten vastuu rajautuu?
Asunto-osakeyhtiölain 24 luvun 1 §:n mukainen vastuu koskee vahinkoa, jonka hallituksen jäsen on tehtävässään aiheuttanut tahallaan tai huolimattomuudesta. Ero ei poista mahdollista vastuuta toimikauden aikana tehdystä päätöksestä tai laiminlyönnistä. Säilytä oman toimikauden pöytäkirjat. Eronnut jäsen ei kuitenkaan vastaa myöhemmästä päätöksestä vain siksi, että hän oli aikaisemmin puheenjohtaja.
Rajan selventämiseksi eron voimaantulopäivä, aineiston luovutus ja avoimet asiat kannattaa dokumentoida.
Myös luovutuksen laiminlyönti voi aiheuttaa vahinkoa. Jos tärkeä määräaika tai turvallisuusriski jätetään kertomatta, menettelyä voidaan arvioida osana tehtävän huolellista päättämistä.
Millainen luovutuslista kannattaa tehdä?
Luovutuslistaan merkitään hallituksen alkuperäiset pöytäkirjat, sopimukset, tarjoukset, avaimet, sähköiset käyttöoikeudet ja laitteet. Keskeneräisistä asioista kirjataan vastuuhenkilö, seuraava määräaika, viimeisin toimi ja aineiston sijainti. Vastaanottaja kuittaa jokaisen kokonaisuuden saaduksi päivämäärineen kirjallisesti. Peruuta henkilökohtaiset käyttöoikeudet. Urakoista merkitään päätetty laajuus, allekirjoitetut sopimukset, hyväksytyt lisätyöt ja avoimet laskut.
Riita-asioista kirjataan reklamaatioiden määräajat ja yhteyshenkilöt. Turvallisuusasioissa ilmoitetaan välittömät valvonta- ja huoltotoimet.
Salasanan lähettämistä tavallisessa sähköpostissa pitää välttää. Käyttöoikeudet siirretään hallitusti ja entisen puheenjohtajan oikeudet poistetaan vastaanoton jälkeen. Yhtiön aineistoa ei jätetä henkilökohtaiseen pilvipalveluun tai yksityiseen sähköpostiin.
Voiko puheenjohtaja sopia siirtymäajasta?
Eroilmoituksessa voidaan ilmoittaa myöhempi voimaantulopäivä, jolloin hallitukselle jää aikaa järjestää seuraaja ja luovutus. Siirtymäaika perustuu kuitenkin selkeään ilmoitukseen, eikä eronnutta voida pakottaa jatkamaan tehtävässä vastoin tahtoaan. Kiireellisissä tilanteissa velvollisuuksien jatkuvuus järjestetään heti. Sovi luovutuskokouksen päivä. Jos eronnut suostuu auttamaan luovutuksessa voimaantulon jälkeen, hänen roolinsa pitää rajata.
Hän ei tee hallituksen päätöksiä eikä esiinny puheenjohtajana. Neuvonta voidaan dokumentoida, mutta toimivalta kuuluu uudelle hallitukselle.
Uuden puheenjohtajan kannattaa tarkistaa ensimmäisessä kokouksessa pankkioikeudet, nimenkirjoitus, vakuutukset, huoltosopimukset ja lähimmät määräajat. Näin mahdollinen puute huomataan ennen vahingon syntymistä eikä luovutus jää pelkän kansiopinon varaan.
Ratkaisukäytäntö
Luimme tätä kirjoitusta varten kaksi korkeimman oikeuden ratkaisua: KKO 2024:15 käsitteli keskeneräisen sopimuksen dokumentointia ja KKO 2007:62 turvallisuustehtävän jatkuvuutta. Ensimmäisessä urakoitsijan 139 198,31 euron ja 24 500 euron vaatimukset hylättiin, koska yhtiön hyväksyvää tahdonilmaisua ei näytetty. Eron yhteydessä ratkaisu muistuttaa luovuttamaan täsmällisesti tiedon siitä, mitkä tarjoukset on hyväksytty, mitä on vain neuvoteltu ja kenellä on allekirjoitusvaltuus.
Keskeneräistä sopimusasiaa ei saa jättää seuraajan arvailtavaksi.
KKO 2007:62:ssa katolta pudonnut noin kymmenen kilon jäälohkare surmasi jalankulkijan. Hallituksen puheenjohtaja tuomittiin kuolemantuottamuksesta, koska turvallisuusvelvoite oli laiminlyöty. Ratkaisu ei koskenut eroa, mutta tehtävän jatkuvuus pitää varmistaa selkeällä siirrolla.
Miten yhtiön toiminta jatkuu ilman puheenjohtajaa?
Jäljelle jäävä hallitus huolehtii heti kiireellisistä maksuista, turvallisuudesta ja määräajoista. Se kutsutaan koolle valitsemaan uusi puheenjohtaja, jos se on päätösvaltainen. Jos kokoonpanoa pitää täydentää, uuden jäsenen valinta järjestetään lain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti viivytyksettä. Tarkista varajäsenet ensin. Isännöitsijä jatkaa omia tehtäviään, mutta ei korvaa hallituksen päätöstä asiassa, joka kuuluu hallitukselle.
Pankki, huolto ja sopimuskumppanit saavat ajantasaisen tiedon yhteyshenkilöstä tarpeellisessa laajuudessa.
Ensimmäisessä kokouksessa tarkistetaan päätösvaltaisuus ja edustamisoikeudet. Hallitus käy läpi luovutuslistan ja nimeää vastuuhenkilöt avoimille asioille. Jos aineistoa puuttuu, se pyydetään eronneelta kirjallisesti ja puute merkitään pöytäkirjaan.
Eron päivämäärä ilmoitetaan myös kirjanpitäjälle ja tilintarkastajalle, jos tieto vaikuttaa heidän yhteydenpitoonsa. Yhtiön nimissä olevat laitteet ja maksukortit palautetaan. Automaattiset edelleenlähetykset tarkistetaan, jotta henkilötietoja ei siirry entiselle puheenjohtajalle.
Uuden puheenjohtajan ei pidä hyväksyä aikaisempaa laskua vain siksi, että se erääntyy pian. Hän tarkistaa sopimuksen ja työn hyväksynnän, mutta huolehtii samalla siitä, ettei riidaton maksu viivästy. Epäselvä osa käsitellään hallituksessa ja dokumentoidaan.
Tarvittaessa toimittajalle ilmoitetaan heti, kuka vastaa yhtiön puolesta jatkokeskustelusta.
Samalla vahvistetaan uuden yhteyshenkilön ajantasaiset yhteystiedot kaikille keskeisille sopimuskumppaneille.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle?
Kirjoita selvä eroilmoitus ja voimaantulopäivä. Pyydä hallitusta kokoontumaan uuden puheenjohtajan valitsemiseksi. Tarkista samalla päätösvaltaisuus, varajäsenet ja tarve täydentää hallitusta yhtiökokouksessa. Tee allekirjoitettu luovutuslista. Siirrä määräajat, sopimukset, avaimet ja käyttöoikeudet nimetylle vastaanottajalle. Tee luovutuslista asiakirjoista, sopimuksista, avaimista, käyttöoikeuksista ja avoimista määräajoista.
Käy lista läpi uuden puheenjohtajan tai muun hallituksen edustajan kanssa ja pyydä vastaanottokuittaus. Säilytä itselläsi vain tarpeellinen näyttö erosta ja luovutuksesta.
Laki Lehtonen auttaa arvioimaan eron, täydentämisen ja vastuun rajat. Autamme asuntoriidoissa. Ensimmäinen yhteydenotto on aina maksuton.
