Julkinen hankinta – hankintalainsäädäntö

Kirjoitan tätä artikkelia reilun kymmenen vuoden kokemuksella julkisen sektorin hankkijana, joten näkökulma on vahvasti toispuolinen. Olen kuitenkin viimeisen viiden vuoden aikana tullut siihen lopputulokseen, ettei hyvää tarjouspyyntöä voi kirjoittaa ottamatta huomioon mahdollisia tarjoajia ja heidän näkökulmaa hankintaan.

En tässä artikkelissa mene kovin syvälle julkisen hankinnan juridiseen problematiikkaan, vaan yritän tuoda esille sellaisia näkökulmia, joita kaikkien julkisten hankintojen kanssa tekemisissä olevien tulisi pitää itsestään selvyytenä.

Koko hankintalainsäädännön tarkoituksena on lähtökohtaisesti ehkäistä korruptiota. Toisin sanoen julkista rahaa tulisi käyttää parhaalla mahdollisella tavalla. Julkinen hankinta lähtee siitä, että julkinen toimija hankkii siltä, joka tuotteen tai palvelun parhaimmilla ehdoilla tarjoaa – ei siis aina halvimmalla hinnalla. Tämä tarkoittaa periaatteessa sitä, että julkinen hankinta tehdään sokkona eikä siihen saa vaikuttaa esimerkiksi projektissa mukana olevien henkilöiden kemiat. Tämä toisin sanoen tarkoittaa, että valinnan on oltava objektiivinen.

Miten objektiivinen hankinta sitten tosiasiassa tehdään? Se tehdään niin, että valintakriteerit ovat niin läpinäkyvät ja ennalta määritellyt, ettei hankintaa tekevä taho pysty ”valitsemaan” itselleen sopivinta ehdokasta. Tässä törmätään mielestäni julkisten hankintojen suurimpaan ongelmaan nykyisen sekä tulevan lain osalta. Valintaperusteina voivat toimia sekä pelkkä hinta että kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jota olen vuosi vuodelta nähnyt käytettävän enemmän ja enemmän valintaperusteena.

Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Suurin ongelma kokonaistaloudellisesti edullisimmassa tarjouksessa on se, että hinnan lisäksi valintakriteereinä toimivat muut hankintaan vaikuttavat tekijät. Tällaisia voivat olla esimerkiksi yrityksen aikaisempi toiminta, tarjottavien henkilöiden osaaminen jne. Vaikka tällaiset kriteerit vaikuttavat hyviltä ja mahdollisesti selkeiltä, niin monesti ne ovat aivan muuta.

Esimerkki avaa tilannetta parhaiten. Hankintayksikkö on hankkimassa esimerkiksi vahvasti räätälöityä asianhallintajärjestelmää. Hankintayksikkö tekee tarjouspyyntöä, jonka valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous siten, että hinnasta saa 60 pistettä, toteutustavasta 30 pistettä ja yrityksen aikaisemmista projekteista 10 pistettä. Hinta on määritelty projektin kokonaishinnaksi, toteutustavasta annetaan pisteitä esimerkiksi 30 kohdan perusteella (yksi piste per kohta) ja aikaisemmista projekteista siten, että tarjoaja saa 10 pistettä, jos se on toteuttanut yli viisi samantasoista projektia.

Edellä kuvattu vaikuttaa varsin hyvin suunnitellulta ja yhteisiä rahoja säästävältä tarjouspyynnöltä? Otetaanhan siinä huomioon erilaiset toteutustavat sekä yrityksen aikaisempi toiminta, eikä näin ollen sokeasti vain toteuteta taas yhtä käyttäjälle vastenmielistä asianhallintaprojektia. Asia voi olla näin, mutta itse katsoisin, että hankintayksikkö ulkoistaa tämän tyyppisessä tarjouspyynnössä tärkeimmän, eli antaa vaatimusmäärittelyn tekemisen tarjoajille, eli antaa yritykselle varsin vapaat kädet tarjota sellaista järjestelmää, jolla se katsoo olevan parhaat mahdollisuudet voittaa hankinta.

Pisteytyksessä ongelmien lisäksi myös hankinnan objektiivisuus kärsii kuvaamassani kilpailutuksessa. Tilanteessa, jossa tarjoajat päätyvät valintapisteissä lähekkäin, voi hankintayksikkö tehdä ratkaisevan eron tarjoajien välille antamalla toiselle pisteen tai kaksi enemmän toteutustavasta. Lopputulos on helppo kuvitella, jos vaihtoehtoina ovat hankintayksikön tuntema tai suosima tarjoaja ja tarjoaja, jota ei haluta valita. Prosessi voi todellisuudessa olla täysin objektiivinen, jos toteutustavan pisteytyksen tekee esimerkiksi ulkopuolinen taho. Tästä huolimatta hankinta ei ulospäin kuitenkaan koskaan näytä objektiiviselta – varsinkaan silloin, jos valitulla tarjoajalla on ollut muita projekteja hankintayksikön kanssa.

Julkinen hankinta ja sen määrrittely

Olen viimeisen viiden vuoden aikana muuttanut omaa toimintaani enemmän ja enemmän siihen suuntaan, että tarjouspyynnössä määritellään esimerkiksi IT-hankintojen osalta tekninen puoli erittäin tarkasti. Välillä olen jopa mennyt siihen, että hankittavasta järjestelmästä on tehty muutamalla kymmenellä tuhannella ”mock up”, joka on sitten annettu tarjoajien käyttöön suuremmassa hankinnassa. Näin ollen tarjoajien pitäisi lähtökohtaisesti tietää tarkasti, minkälaisesta järjestelmästä ne tekevät tarjousta.

Tällainen lähestymistapa vaatii kuitenkin sen, että joko hankintayksiköllä itsellä on osaaminen erittäin korkealla tasolla tai sitten osaamista hankinnan kartoittamiseksi ostetaan muualta. Toisin sanoen hankintayksikkö pystyisi itse toteuttamaan hankinnan, mutta siihen ei ole henkilöstöresursseja. Tämän lisäksi tarjouspyynnössä asetetaan minimirajat tarjoajille, jotta tarjous edes otetaan vertailtavaksi.

Tämän tyyppisessä tarjouspyynnössä objektiivisuus toteutuu lähtökohtaisesti aina, kun ainoana valintaperusteena on kokonaishinta, joka on määritelty erittäin yksityiskohtaisesti. Tällöin mielestäni tarjouspyynnössä toteutuu myös kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valinta, kun valintakriteerinä on pelkkä hinta.

Esimerkiksi julkisuudessa on tuotu usein esille julkisten hankintojen epäonnistumisen syyksi se, että valintaperusteena on ollut ainoastaan halvin hinta, eikä valinnassa ole otettu huomioon tarjoajien muita ominaisuuksia. Minusta valintaperusteena tulisi aina käyttää vain selkeästi määriteltyä hintaa, mutta siten, että tarjouspyynnön laatimiseen käytetään sellaista kovan luokan osaamista, jolla kilpailutukseen saadaan osallistumaan halutun tasoiset toimittajat, jotka kilpailevat hankintayksikön määrittelemästä tuotteesta tai palvelusta. Näin kaikki hankinnan toimittamiseen pystyvät yritykset kilpailisivat oikeasti objektiivisesti yhdellä selkeällä kriteerillä, eli hinnalla.

Artikkelin kirjoittaja Petteri Lehtonen on Lakiasiaintoimisto Lehtonen Oy:n perustaja. Hän on erikoistunut asumiseen ja kuluttajansuojaan liittyvään juridiikkaan sekä perintöoikeuteen. Tämän lisäksi hänellä on yli vuosikymmenen kokemus sopimus-, matkailu-, hankinta-, julkisuus- ja hallintolainsäädännöstä.

(Kuvassa: Arizonassa sijaitsevaa Grand Canyonia ei amatöörikuvaaja pysty vangitsemaan)